Das Pareto Prinzip im Zeitmanagement

Das Pareto-Prinzip 
im Zeitmanagement hilft Ihnen, Aufgaben effizienter zu planen und Zeit zu sparen.

Das Pareto Prinzip im Zeitmanagement gibt Anhaltspunkte vor, wie sich Aufgaben möglichst effektiv planen lassen. Ausgehend von der Erkenntnis, dass sich achtzig Prozent aller Aufgaben in nur zwanzig Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit erledigen lassen, hilft es, Tätigkeiten so zu planen, dass man am Ende des Tages möglichst viele Vorhaben erledigt hat.

Zeitmanagement

Stellen Sie sich vor, sie kommen morgens in das Büro, und dort wartet bereits eine prall gefüllte Aufgabenliste auf Sie. Sie müssen Herrn Müller aus dem Einkauf anrufen, um ihn zu informieren, dass sich ihr Treffen am nächsten Tag verschiebt, sie müssen einige Rechnungen durchsehen, eine Präsentation inhaltlich und gestalterisch überarbeiten, ein Angebot für einen wichtigen Kunden korrekturlesen und eine Kalkulation für ein anstehendes Projekt erstellen.

Überlegen Sie sich jetzt gemäß des Pareto Prinzips im Zeitmanagement, welche dieser Aufgaben wahrscheinlich zu den achtzig Prozent aller Aufgaben gehören, die Sie in nur zwanzig Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit erledigen können. Dazu gehört sicherlich der Anruf bei Herrn Müller, das Durchsehen der Rechnungen, sowie das Korrekturlesen des Angebots. Diese Aufgaben nehmen zusammen wahrscheinlich kaum mehr als eine oder anderthalb Stunden in Anspruch. Sobald Sie sie abgearbeitet haben, können Sie sich den anderen Aufgaben zuwenden, für die Sie sicher mehr Zeit einplanen müssen.

Hätten Sie das Pareto Prinzip im Zeitmanagement nicht beachtet und mit der Präsentation begonnen, danach die Kalkulation erstellt und sich erst anschließend den anderen Aufgaben gewidmet, hätten Sie am Nachmittags bereits viel Zeit verbraucht, aber nur wenige Aufgaben erledigt. Wenn dann noch neue Aufgaben hinzukommen, wird Ihre Todo-Liste immer länger, und Sie kommen mit der Abarbeitung gar nicht mehr hinterher.

Prioritäten setzen

Wer das Pareto Prinzip im Zeitmanagement anwenden möchte, muss lernen, Prioritäten zu setzen. Nehmen wir noch einmal das Beispiel mit der Präsentation. Erfahrungsgemäß lassen sich Inhalte sehr schnell in eine Präsentation einfügen, anschließend verbrauchen die meisten Menschen aber viel Zeit damit, die Präsentation zu formatieren. Auf der Suche nach der immer perfekteren Form vergehen Stunden um Stunden.

Tatsächlich ist es aber so, dass schon nach zwanzig Prozent der Zeit, die Sie üblicherweise für die Formatierung benötigen, die Präsentation schon zu achtzig Prozent gut aussieht. Für die letzten zwanzig Prozent, die noch zum Optimum fehlen, verbrauchen Sie aber anschließend noch einmal vier mal so viel Zeit.

Das Pareto Prinzip lehrt uns, Prioritäten zu setzen. Die Inhalte einer Präsentation sind viel wichtiger als ihre Form. Es genügt bereits, wenn die Form schon zu achtzig Prozent stimmt. Die letzten zwanzig Prozent bemerken sowieso nur sie selbst. Wenn sie es also bei achtzig Prozent gut sein lassen, können viel Zeit sparen, um sich wichtigeren Aufgaben zu widmen.

Auf diese Weise hilft das Pareto Prinzip im Zeitmanagement auch dabei, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden und Aufgaben effizienter zu lösen.